Vuélvete una mujer más productiva en la oficina, en especial si salir a tiempo siempre es un problema o sientes que el tiempo no te rinde y […]
Vuélvete una mujer más productiva en la oficina, en especial si salir a tiempo siempre es un problema o sientes que el tiempo no te rinde y terminas trabajando en fin de semana o en tus horas libres. Estos son los mejores consejos de tres expertos en gestión del tiempo para ayudarte a maximizar tu eficacia en el trabajo.
Síguelos, y saca el mayor provecho a tu jornada laboral.
1. Distingue lo importante:
Todo es para ayer y de alta prioridad, ¿te suena familiar? Sucede, pero eso no significa que sea correcto. Piensa, ¿qué labores verdaderamente relevantes llevaste a cabo el día de hoy? Entendamos “relevante” como verdaderamente significativo para lograr los objetivos de tu puesto.
Para distinguir lo esencial de lo que no lo es, Antonio Valls, consultor en desarrollo directivo, aconseja: “Identifica esas actividades altamente productivas y priorízalas sobre cualquier otra. Por ejemplo, si tu trabajo son ventas, analiza qué acciones son las que te hacen vender más y cuáles no resultan tan eficientes; dale más peso a las que funcionan y elimina las que no”.
Entre el 10 y 50% de nuestro día son invertidos en cosas poco importantes.
Máximo 30% del día dedicamos a actividades que sí impactan en nuestros objetivos. Modifica eso.
2. Evita las interrupciones
En su libro Uso eficaz del tiempo, el conferencista José María Acosta señala que una tarea requerirá mayor tiempo cuantas más veces la interrumpamos y reanudemos.
Una estrategia bastante benéfica para cualquier equipo de trabajo es implementar “la hora tranquila”; un horario altamente productivo en el que todos saben que el silencio es fundamental y no deben romperlo a menos que sea indispensable.
¿Cómo lograrlo…
Por teléfono?
-Ve al grano cuando hables con alguien, no divagues.
-Informa a las personas que te llaman en qué horario puedes atenderlos fácilmente.
-Establece una “hora tranquila” en la que no recibas llamadas.
-Sólo da un número de celular en situaciones que lo ameriten. No es necesario que lo tenga todo el mundo.
En persona?
-Cuando no tengas tiempo de hablar con alguien, dilo sin rodeos.
-Si es necesario, inventa que tienes una junta o cita en pocos minutos para terminar.
-Pide a tus colegas que hagan una cita si tienen que hablar contigo, que sepan que no pueden interrumpirte así como así.
3. Organiza tu relajito
Por principio de cuentas, a nivel estrictamente material, siempre será una buena inversión de tiempo limpiar y ordenar tu oficina. Deshazte de lo que no sirve, otorga un lugar a cada cosa, crea un ambiente pulcro y profesional a tu alrededor que agilice la búsqueda de información. Haz lo mismo con los archivos de tu computadora; si tu escritorio virtual es un desastre de carpetas apiladas sin sentido, estás disminuyendo tu productividad.
Ahora, para ordenar tu mente, nada mejor que hacer un listado de todas las actividades que tienes que realizar cada semana o mes, lo que mejor te funcione. Una vez que tengas claras tus tareas, ordénalas de acuerdo a su importancia y establece las fechas en que las tendrás listas. Para este fin, tener una agenda es lo más útil del mundo. Compra una, ¡por lo que más quieras!
Agenda: Úsala así
-Antes de salir de la oficina por la tarde, anota las actividades que vas a realizar al día siguiente. No esperes a llegar a la oficina para darte cuenta de todo lo que tienes que hacer, ¡agéndalo!
-Comprométete con todo lo que anotes en tu agenda. Ver tus objetivos diarios escritos en tu organizador, te motivará a cumplirlos.
-Marca en tu agenda la “hora tranquila” y diles a tus compañeros que no te interrumpan.
4. No puedes hacer todo, ¡acéptalo!
¿Te cuesta trabajo delegar? Pues más te vale que comiences a hacerlo; no habrá jornada laboral que te alcance si estás cubriendo las responsabilidades de dos personas. Para sentirte tranquila de delegar, primero necesitas tenerle confianza a tu equipo; no absorbas las labores de tus subalternos, enséñales a hacerlas bien.
Aprende a decir que no, nadie te juzgará su lo hacer de manera adecuada. En este caso, tu sentido común es el mejor termómetro para saber qué aceptar y qué no.
Delega:
-Las tareas que te llevan mucho tiempo e impactan poco en tus resultados.
-Actividades que ayuden a entrenar a un subordinado.
-Responsabilidades que motiven a los miembros de tu equipo.
¡De verdad funcionan, aplícalas y haz que el tiempo te rinda para ser más productiva!
